Di banyak perusahaan menengah, ada satu ruangan kecil berisi server yang menjalankan aplikasi penting. Sistem gudang, aplikasi akuntansi, file bersama, kadang juga database aplikasi internal yang dibuat bertahun-tahun lalu. Server itu bekerja keras setiap hari, tetapi mulai menua. Listrik padam berarti kantor berhenti bekerja, dan hanya satu atau dua orang yang paham cara merawatnya.
Migrasi ke cloud sering menjadi jawaban untuk masalah seperti ini. Namun memindahkan sistem yang sedang dipakai setiap hari punya risikonya sendiri. Tagihan bisa lebih besar dari perkiraan, akses bisa terbuka terlalu lebar, dan aplikasi bisa berhenti di tengah jam kerja. Artikel ini membahas tahapan migrasi ke cloud yang lebih terkendali untuk perusahaan menengah.
Penilaian sebelum migrasi ke cloud
Langkah pertama adalah mengetahui dengan pasti apa saja yang Anda jalankan. Buat daftar semua aplikasi dan server, termasuk yang jarang diingat seperti mesin absensi yang mengirim data ke server kantor atau skrip yang mencetak laporan setiap malam. Untuk setiap aplikasi, catat siapa penggunanya, seberapa penting bagi operasional, data apa yang disimpan, dan aplikasi lain mana yang bergantung padanya.
Dari daftar itu, kelompokkan aplikasi berdasarkan cara memindahkannya. Ada aplikasi yang bisa dipindah apa adanya ke server cloud. Ada yang lebih baik diganti dengan layanan terkelola, misalnya database terkelola sebagai pengganti database yang dirawat manual. Ada juga yang sebaiknya tidak dipindah dulu, misalnya aplikasi lama yang lisensinya terikat ke perangkat tertentu atau yang akan segera diganti.
Perhatikan juga kebutuhan koneksi. Kalau semua karyawan nanti mengakses aplikasi lewat internet, kualitas koneksi kantor menjadi jauh lebih penting dari sebelumnya. Siapkan koneksi cadangan untuk lokasi yang tidak boleh berhenti bekerja.
Menghitung biaya dengan realistis
Cloud memakai model bayar sesuai pemakaian. Model ini menguntungkan kalau dikelola dengan baik. Kalau tidak, tagihan mudah membengkak. Biaya cloud datang dari banyak komponen selain server. Ada biaya penyimpanan, backup, database terkelola, transfer data keluar, alamat IP, load balancer, dan lisensi software yang dipasang di atasnya.
Bandingkan dengan biaya sistem sekarang secara jujur. Hitung harga server dan perangkat yang perlu diganti dalam beberapa tahun, listrik dan pendingin ruangan, perawatan, serta waktu staf yang habis untuk mengurusnya. Banyak perusahaan hanya membandingkan tagihan cloud dengan nol, karena server lama dianggap sudah lunas.
Setelah pindah, pantau pemakaian setiap bulan. Server yang terlalu besar bisa dikecilkan, server untuk pengujian bisa dimatikan di luar jam kerja, dan data lama bisa dipindah ke penyimpanan yang lebih murah. Pasang batas anggaran dan peringatan agar lonjakan tagihan cepat ketahuan.
Keamanan dan pengaturan akses
Di server kantor, keamanan sering bergantung pada pintu ruangan yang terkunci. Di cloud, sistem bisa diakses dari mana saja, sehingga pengaturan akses menjadi pekerjaan utama. Setiap orang perlu akun sendiri dengan hak akses sesuai tugasnya. Akun dengan hak penuh dibatasi untuk sedikit orang dan dilindungi verifikasi dua langkah.
Database dan server internal sebaiknya tidak terbuka langsung ke internet. Gunakan jaringan privat dan VPN untuk akses administrasi. Aktifkan enkripsi untuk data yang disimpan maupun yang dikirim, dan simpan log akses agar aktivitas mencurigakan bisa ditelusuri.
Kalau sistem Anda menyimpan data pribadi pelanggan atau karyawan, perhatikan prinsip UU PDP (Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi). Ketahui di mana data disimpan dan siapa yang bisa mengaksesnya. Beberapa penyedia cloud besar sudah punya region data center di Jakarta, yang bisa menjadi pertimbangan saat memilih lokasi penyimpanan data.
Pindah secara bertahap
Memindahkan semua sistem dalam satu akhir pekan jarang berjalan mulus. Pendekatan bertahap memberi tim waktu belajar dan memperkecil dampak kalau ada masalah. Urutan yang umum dipakai:
- Siapkan fondasi cloud lebih dulu, yaitu akun, jaringan, hak akses, backup, dan monitoring.
- Pindahkan sistem yang risikonya rendah, seperti server pengujian atau file arsip, untuk menguji prosesnya.
- Lanjutkan ke aplikasi yang penting tetapi tidak dipakai sepanjang hari, misalnya sistem pelaporan.
- Pindahkan aplikasi inti seperti sistem gudang atau akuntansi di luar jam sibuk, setelah uji coba dengan salinan data terbaru.
- Jalankan sistem lama dan baru berdampingan selama beberapa waktu, lalu matikan sistem lama setelah semua data dan alur terbukti benar.
Beri tahu pengguna jadwal setiap tahap jauh hari. Siapkan juga satu orang yang bisa dihubungi kalau ada keluhan di hari-hari pertama.
Backup dan rencana rollback
Pindah ke cloud tidak otomatis membuat data aman dari kehilangan. Data tetap bisa terhapus karena salah klik, rusak karena bug aplikasi, atau terkunci karena serangan ransomware. Backup tetap wajib. Sebaiknya backup disimpan terpisah dari sistem utama, misalnya di akun atau region yang berbeda, dengan jadwal yang jelas.
Backup juga harus diuji. Lakukan pemulihan percobaan secara rutin dan catat berapa lama waktu yang dibutuhkan. Untuk setiap tahap migrasi, tuliskan rencana rollback, yaitu langkah untuk kembali ke sistem lama kalau ada masalah serius, beserta batas waktu kapan keputusan rollback harus diambil.
Langkah berikutnya
Migrasi ke cloud yang berhasil biasanya terlihat tenang dari sisi pengguna, karena sebagian besar pekerjaannya dilakukan di tahap persiapan. Jika Anda sedang menimbang pindah dari server kantor, layanan cloud dan infrastruktur Averoa mencakup desain arsitektur, migrasi bertahap dengan rencana rollback, keamanan, dan optimasi biaya.
