Beberapa tahun lalu, perusahaan di Jakarta atau Surabaya umumnya mencari vendor software yang kantornya bisa dicapai dalam satu jam perjalanan. Sekarang banyak proyek berjalan dengan tim yang berada di kota lain. Distributor di Medan bekerja dengan tim di Yogyakarta, klinik di Makassar memakai developer di Bandung, dan rapat mingguan cukup lewat video call. Bekerja dengan software house luar kota sudah menjadi hal biasa, dan banyak orang kini mencari jasa pembuatan aplikasi online tanpa terlalu mempersoalkan alamat kantornya.
Jarak sendiri jarang menjadi sumber masalah. Proyek lebih sering tersendat karena peran yang tidak jelas, keputusan yang lambat, dan komunikasi yang tidak punya pola. Artikel ini membahas cara menjalankan proyek dengan tim di kota lain supaya tetap rapi dari kickoff sampai dukungan setelah rilis.
Kelebihan dan risiko software house luar kota
Alasan yang paling sering muncul adalah pilihan yang lebih luas. Anda tidak terbatas pada vendor di kota sendiri, sehingga bisa memilih tim yang pengalamannya paling dekat dengan kebutuhan Anda. Misalnya tim yang pernah membangun sistem pemesanan untuk distributor atau aplikasi pendaftaran pasien. Struktur biaya juga bisa berbeda. Biaya kantor dan tenaga kerja tidak sama di setiap kota, dan perbedaan itu kadang tercermin dalam penawaran. Meski begitu, harga sebaiknya tidak menjadi satu-satunya pertimbangan.
Risikonya juga perlu diakui. Salah paham lebih mudah terjadi kalau sebagian besar percakapan berlangsung lewat teks. Tim di kota lain tidak melihat langsung cara kerja di gudang atau meja kasir Anda. Kalau vendor kurang disiplin, Anda bisa kehilangan gambaran tentang kemajuan proyek selama berminggu-minggu. Hampir semua risiko ini bisa dikelola dengan kesepakatan kerja yang jelas sejak awal.
Kickoff dan pembagian peran
Kickoff bisa dilakukan sepenuhnya online. Satu sesi video call selama satu sampai dua jam biasanya cukup untuk menyamakan tujuan, membahas ruang lingkup, dan menyepakati jadwal. Jika proyeknya menyentuh banyak bagian perusahaan, kunjungan langsung di awal bisa membantu, tetapi sifatnya opsional.
Dua hal paling menentukan di tahap ini, yaitu ruang lingkup tertulis dan satu pengambil keputusan. Dokumen ruang lingkup tidak harus tebal. Cukup daftar fitur, siapa penggunanya, dan apa yang belum termasuk di tahap pertama. Pengambil keputusan adalah satu orang di pihak Anda yang berwenang menyetujui desain, menentukan prioritas, dan menjawab pertanyaan tim. Di kantor notaris, orang ini bisa notarisnya sendiri atau staf senior yang ditunjuk. Tanpa peran ini, masukan dari beberapa pihak sering saling bertabrakan dan tim menunggu tanpa kepastian.
Ritme komunikasi selama proyek
Proyek jarak jauh berjalan baik ketika semua orang tahu kapan dan lewat mana kabar akan datang. Pola yang umum dipakai kurang lebih seperti ini.
- Demo rutin. Setiap satu atau dua minggu tim menunjukkan hasil kerja lewat video call. Anda melihat aplikasi yang sudah bisa dicoba dan bisa langsung memberi masukan.
- Papan proyek bersama. Trello, Jira, Linear, atau alat sejenis yang bisa Anda buka kapan saja untuk melihat tugas yang sedang dikerjakan, yang sudah selesai, dan yang menunggu jawaban Anda.
- WhatsApp atau email untuk hal cepat. Pertanyaan singkat, kirim file, atau konfirmasi kecil. Sepakati jam respons yang wajar supaya tidak ada yang merasa harus siaga sampai malam.
- Rapat terjadwal untuk keputusan. Perubahan ruang lingkup, prioritas fitur, dan hal yang menyangkut biaya dibahas di rapat lalu dicatat. Chat cukup untuk mengingatkan jadwalnya.
- Catatan setelah rapat. Ringkasan singkat berisi keputusan dan tindak lanjut, dikirim di hari yang sama.
Perhatikan juga zona waktu. Indonesia punya tiga, yaitu WIB, WITA, dan WIT. Tim di Yogyakarta memakai WIB. Klien di Makassar atau Bali memakai WITA yang lebih cepat satu jam, sedangkan klien di Jayapura memakai WIT yang lebih cepat dua jam. Selisihnya kecil, tetapi tetap perlu ditulis jelas. Rapat pukul 09.00 WITA berarti pukul 08.00 di Yogyakarta. Kebiasaan paling sederhana adalah selalu mencantumkan zona waktu di setiap undangan rapat.
Akses, keamanan, dan serah terima
Sejak awal, tentukan akun apa saja yang perlu diakses tim, misalnya hosting, domain, akun Google Play atau App Store, dan payment gateway. Sebaiknya akun utama tetap atas nama perusahaan Anda, lalu tim developer ditambahkan sebagai pengguna. Dengan begitu Anda bisa mencabut akses kapan pun tanpa kehilangan kendali. Hindari mengirim password lewat chat. Gunakan password manager atau fitur undangan pengguna yang disediakan layanan tersebut.
Untuk data, kirim hanya yang dibutuhkan. Kalau tim perlu contoh data pelanggan untuk pengujian, data itu bisa disamarkan terlebih dahulu. Langkah ini juga sejalan dengan semangat UU Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022), yang meminta perusahaan menjaga data pribadi yang dikelolanya.
Menjelang rilis, minta serah terima yang lengkap. Isinya kode sumber di repository milik Anda, dokumentasi teknis, panduan pengguna, dan daftar akun beserta pemiliknya. Setelah aplikasi berjalan, sepakati bentuk dukungannya, termasuk masa garansi perbaikan bug, cara melapor masalah, dan waktu tanggap untuk masalah serius. Dukungan jarak jauh umumnya cukup karena sebagian besar perbaikan dilakukan di server dan di kode.
Kapan kunjungan langsung layak dilakukan
Ada beberapa momen ketika bertemu langsung memberi hasil yang sulit dicapai lewat layar. Yang pertama adalah pemetaan proses. Melihat langsung alur barang di gudang distributor, antrean pendaftaran di klinik, atau cara kasir cabang menutup shift sering memunculkan detail yang tidak tercatat di dokumen mana pun. Yang kedua adalah pelatihan pengguna, terutama untuk staf yang belum terbiasa dengan aplikasi baru. Satu hari pelatihan di lokasi bisa mengurangi banyak pertanyaan di minggu pertama setelah rilis.
Kunjungan juga berguna ketika proyek melibatkan beberapa cabang dengan kebiasaan berbeda, atau ketika ada perangkat fisik seperti printer struk dan pemindai barcode. Di luar momen seperti itu, pertemuan online biasanya sudah cukup. Biaya perjalanan sebaiknya dibahas sejak tahap penawaran supaya tidak menjadi kejutan.
Bekerja dengan Averoa
Averoa berkantor di Kotagede, Yogyakarta, dan sejak 2019 membangun software untuk bisnis di seluruh Indonesia. Proyek bisa berjalan sepenuhnya online, dan pertemuan langsung diatur ketika memang dibutuhkan, misalnya untuk pelatihan atau pemetaan proses. Gambaran cara kerja kami ada di halaman Pengembangan Software Kustom.
