Saat meminta penawaran ke beberapa vendor, banyak perusahaan terkejut karena angkanya bisa sangat berbeda untuk aplikasi yang terdengar sama. Selisih seperti ini biasanya muncul karena tiap vendor memahami ruang lingkup secara berbeda. Memahami faktor yang menentukan biaya pembuatan aplikasi membantu Anda membaca penawaran dengan lebih tenang dan menyusun anggaran yang masuk akal.
Tulisan ini tidak membahas angka, karena angka tanpa ruang lingkup yang jelas mudah menyesatkan. Yang dibahas adalah hal-hal yang membuat biaya naik atau turun, dan cara menjaganya tetap terkendali.
Ruang lingkup dan kerumitan alur kerja
Faktor terbesar hampir selalu ruang lingkup. Jumlah fitur memang berpengaruh, tetapi yang lebih menentukan adalah kerumitan alur di balik fitur itu. Fitur "buat pesanan" di toko kecil mungkin hanya memilih produk dan jumlah. Di distributor, fitur yang sama bisa melibatkan harga khusus per pelanggan, batas kredit, persetujuan atasan untuk diskon tertentu, dan pemotongan stok dari gudang yang berbeda.
Jumlah peran pengguna juga menambah pekerjaan. Aplikasi yang dipakai admin, kasir, manajer cabang, dan pemilik memerlukan pengaturan hak akses dan tampilan yang berbeda untuk masing-masing. Setiap pengecualian dalam proses bisnis, misalnya retur sebagian atau pembatalan setelah faktur terbit, perlu dirancang dan diuji.
Data lama juga perlu diperhitungkan. Jika daftar pelanggan, produk, atau riwayat transaksi harus dipindahkan dari spreadsheet atau sistem lama, ada pekerjaan membersihkan duplikat, menyamakan format, dan memeriksa hasilnya bersama tim Anda. Pekerjaan ini jarang tertulis di daftar fitur, padahal porsinya sering cukup besar.
Integrasi dan pilihan platform
Aplikasi bisnis jarang berdiri sendiri. Ia perlu terhubung ke software akuntansi, payment gateway, marketplace, layanan pengiriman, atau WhatsApp. Biaya integrasi sangat bergantung pada kondisi sistem di seberang. Sistem dengan API yang terdokumentasi baik relatif mudah dihubungkan. Sistem lama tanpa API mungkin memerlukan cara lain, seperti pertukaran file terjadwal, yang lebih lama dikerjakan dan diuji.
Pilihan platform juga berpengaruh. Aplikasi web yang dibuka lewat browser biasanya menjadi titik awal yang paling hemat. Jika Anda juga membutuhkan aplikasi Android dan iOS, ada pekerjaan tambahan untuk tampilan mobile, fitur khusus perangkat seperti kamera atau notifikasi, serta proses publikasi di toko aplikasi. Yang perlu ditanyakan adalah platform mana yang benar-benar dibutuhkan pengguna di versi pertama.
Desain dan keamanan
Aplikasi internal untuk beberapa admin bisa memakai desain sederhana yang rapi. Aplikasi untuk pelanggan biasanya butuh riset pengguna, desain yang lebih matang, dan pengujian di berbagai ukuran layar. Keduanya sah, asal sesuai dengan siapa yang akan memakainya.
Keamanan juga menjadi faktor biaya yang sering diremehkan. Aplikasi yang menyimpan data pribadi pelanggan, pasien, atau karyawan perlu pengaturan akses yang ketat, pencatatan aktivitas, enkripsi, dan pencadangan rutin. Klinik dan kantor notaris, misalnya, mengelola data yang sensitif. UU Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) membuat kebutuhan ini perlu direncanakan sejak awal. Menambahkannya belakangan biasanya lebih mahal.
Biaya setelah aplikasi rilis
Anggaran aplikasi tidak berhenti di hari peluncuran. Ada biaya server atau layanan cloud, domain, layanan pihak ketiga seperti pengiriman email atau notifikasi, dan biaya akun pengembang untuk toko aplikasi. Sebagian bersifat bulanan dan naik seiring jumlah pengguna dan data.
Lalu ada perawatan. Bug yang baru muncul setelah dipakai banyak orang, pembaruan keamanan, penyesuaian dengan versi Android dan iOS yang baru, serta permintaan fitur kecil dari tim. Saat membandingkan penawaran, tanyakan apa saja yang termasuk dalam masa garansi dan bagaimana skema dukungan setelahnya. Penawaran yang terlihat murah di awal bisa menjadi mahal jika perawatan tidak pernah dibicarakan.
Cara menjaga biaya pembuatan aplikasi tetap terkendali
Beberapa langkah berikut membantu anggaran tetap realistis tanpa mengorbankan hal yang penting:
- Tulis kebutuhan sebelum meminta penawaran, termasuk alur kerja, pengguna, dan sistem yang harus terhubung. Kirim dokumen yang sama ke semua vendor agar penawarannya bisa dibandingkan.
- Pisahkan fitur wajib dan fitur yang bisa menyusul. Mulailah dari MVP yang menangani satu atau dua alur utama.
- Minta rincian penawaran per tahap atau per modul, sehingga Anda tahu bagian mana yang paling besar porsinya.
- Sepakati prosedur perubahan kebutuhan, termasuk cara menghitung dampaknya ke biaya dan jadwal.
- Gunakan layanan yang sudah tersedia untuk fungsi umum seperti login, pembayaran, dan notifikasi.
- Pertimbangkan produk SaaS jika kebutuhan Anda sudah dilayani dengan baik oleh produk yang ada. Pengembangan kustom paling masuk akal untuk proses yang memang khas bisnis Anda.
- Siapkan anggaran perawatan sejak awal, terpisah dari anggaran pembangunan.
Sebagai ilustrasi, dua perusahaan jasa yang sama-sama ingin aplikasi penjadwalan bisa mendapat penawaran yang jauh berbeda, karena satu hanya butuh aplikasi web untuk admin, sementara yang lain butuh aplikasi mobile untuk teknisi lapangan dan integrasi ke sistem penagihan. Besarnya selalu bergantung pada ruang lingkup.
Menyusun anggaran bersama tim pengembang
Anggaran yang sehat berangkat dari ruang lingkup yang dipahami kedua pihak. Tim Averoa di Yogyakarta membantu memetakan kebutuhan dan membangun aplikasi web, mobile, sistem internal, dan API secara bertahap. Penjelasannya ada di halaman Pengembangan Software Kustom.
