Kantor hukum dan kantor notaris bekerja dengan dokumen dalam jumlah besar. Akta, perjanjian, surat kuasa, salinan putusan, dan korespondensi klien bertambah setiap minggu. Banyak staf sudah mencoba ChatGPT atau Claude untuk merangkum berkas atau menyusun draf, sering kali tanpa aturan yang jelas dari kantor.
AI untuk kantor hukum dan notaris memang bisa menghemat waktu, tetapi ada dua hal yang tidak bisa ditawar, yaitu kerahasiaan klien dan ketepatan isi. Artikel ini membahas pekerjaan yang cocok dibantu AI, risiko yang perlu dikelola, dan cara mengatur akses AI sampai tingkat folder.
Kegunaan AI untuk kantor hukum dan notaris
Mendukung review dokumen
AI dapat membantu membaca perjanjian yang panjang dan menandai bagian yang perlu perhatian, seperti klausul ganti rugi, jangka waktu, penyelesaian sengketa, atau kewajiban yang berat sebelah. Hasilnya berupa daftar poin untuk diperiksa oleh advokat atau notaris. Penilaian hukumnya tetap dilakukan oleh orang yang berwenang.
Merangkum berkas
Ringkasan berguna untuk berkas yang tebal, misalnya kronologi perkara dari tumpukan korespondensi, ringkasan putusan, atau poin pokok dari laporan due diligence. Minta AI menyebut halaman atau pasal sumber untuk setiap poin ringkasan agar mudah dicek ulang.
Menyusun draf
Untuk surat kuasa, somasi, atau draf awal perjanjian, AI dapat menyusun kerangka berdasarkan template kantor dan data perkara. Draf ini hanya titik awal. Advokat atau notaris tetap meninjau setiap kalimat sebelum dokumen dipakai atau dikirim ke klien.
Pekerjaan administratif
Di kantor notaris, banyak waktu habis untuk memeriksa kelengkapan berkas. AI dapat membantu menyusun daftar dokumen yang masih kurang dari klien untuk pendirian PT atau balik nama, lalu menyiapkan draf pesan permintaan dokumen. Staf tinggal memeriksa dan mengirimkannya.
Ada juga pekerjaan yang sebaiknya tidak diserahkan ke AI, seperti memberi pendapat hukum final, menentukan strategi perkara, atau memeriksa keabsahan identitas para pihak. Pekerjaan seperti itu membutuhkan penilaian dan tanggung jawab profesional.
Kerahasiaan klien
Dokumen klien berisi informasi yang dilindungi kewajiban kerahasiaan profesi. Isinya juga sering memuat data pribadi seperti NIK, NPWP, alamat, dan data keuangan. Ketika staf menempelkan dokumen seperti ini ke akun AI pribadi, kantor kehilangan kendali atas ke mana data itu pergi dan berapa lama disimpan.
Beberapa langkah dasar yang perlu diatur oleh kantor:
- Tetapkan layanan AI yang boleh dipakai, dan larang pemakaian akun pribadi untuk dokumen klien.
- Periksa kebijakan penyimpanan dan pemakaian data dari layanan AI yang dipilih.
- Samarkan NIK, NPWP, dan data pribadi lain sebelum dokumen diproses AI, sejalan dengan prinsip UU PDP.
- Pastikan ada catatan tentang siapa mengakses dokumen apa melalui AI.
- Tuliskan kebijakan pemakaian AI dan sampaikan kepada seluruh staf, termasuk staf magang.
- Jelaskan kepada klien bagaimana AI dipakai di kantor jika mereka menanyakannya.
Kutipan dan ketepatan isi
Model AI bisa menulis dengan meyakinkan tentang pasal yang tidak ada atau putusan yang tidak pernah terbit. Untuk kantor hukum, kesalahan seperti ini berisiko serius bagi klien dan reputasi kantor. Karena itu, setiap jawaban AI tentang isi dokumen sebaiknya disertai kutipan yang menunjuk ke sumbernya, idealnya sampai tingkat klausul atau halaman.
Biasakan tim untuk membuka kutipan tersebut, terutama sebelum isinya masuk ke pendapat hukum, akta, atau surat kepada klien. Jika AI tidak menemukan dasar di dokumen, ia harus menyatakan tidak ditemukan. Untuk rujukan peraturan perundang-undangan dan yurisprudensi, selalu periksa ke sumber resmi.
Perlu diingat juga bahwa AI membaca teks, dan teks dari dokumen pindaian tidak selalu sempurna. Angka, tanggal, dan nama pada akta lama hasil scan sebaiknya dicocokkan dengan dokumen fisiknya.
Mengatur akses AI per folder
Kantor hukum dan notaris biasanya menyimpan dokumen per klien atau per perkara. Struktur ini bisa langsung menjadi dasar pengaturan akses AI. Kantor tidak perlu membuka seluruh penyimpanan kepada AI. Cukup tentukan folder mana yang boleh dibaca AI, oleh siapa, dan untuk keperluan apa.
Misalkan sebuah kantor notaris di Yogyakarta sedang menangani pendirian PT untuk beberapa klien sekaligus. Staf yang mengurus satu klien hanya membuka folder klien tersebut untuk AI. Dokumen klien lain tidak ikut terbaca, dan setiap akses tercatat di log. Jika suatu hari klien bertanya bagaimana dokumennya diproses, kantor punya catatan yang bisa ditunjukkan.
Atur juga akses berdasarkan peran. Partner dapat membuka folder semua perkara yang ia tangani, associate hanya folder perkara yang ditugaskan kepadanya, dan staf administrasi hanya folder administrasi. Ketika perkara selesai atau staf pindah tim, akses AI ke folder tersebut ikut dicabut.
Mulailah dari satu jenis pekerjaan, misalnya ringkasan berkas perkara, dengan beberapa staf dan folder yang jelas. Tetapkan siapa yang wajib memeriksa hasil AI, lalu tinjau log akses dan kualitas hasilnya setelah beberapa minggu sebelum memperluas pemakaian.
Mengatur AI di kantor Anda
Folders dirancang untuk kantor hukum, notaris, konsultan pajak, dan akuntan yang stafnya sudah memakai AI untuk dokumen klien. Kantor dapat mengatur folder mana yang boleh diakses Claude atau ChatGPT lewat MCP dengan log audit, mendapat jawaban dengan kutipan hingga tingkat klausul, dan menyamarkan NIK serta NPWP sebelum sampai ke AI. Detailnya bisa Anda lihat di halaman Folders.
