Di banyak kantor hukum, notaris, konsultan pajak, dan kantor akuntan, staf sudah memakai ChatGPT atau Claude untuk merangkum kontrak, menyusun draf surat, atau memeriksa dokumen pajak. Hasilnya memang menghemat waktu. Masalahnya, sering kali dokumen klien diunggah lewat akun pribadi, tanpa aturan yang jelas, dan tanpa catatan siapa mengunggah apa.
Melarang AI sepenuhnya jarang berhasil, karena staf akan tetap memakainya diam-diam. Pendekatan yang lebih realistis adalah memakai AI untuk dokumen klien dengan aman: memahami risikonya, membatasi aksesnya, dan menuliskan kebijakan internal yang bisa dijalankan. Artikel ini membahas caranya.
Risiko memakai AI untuk dokumen klien
Kantor profesional memegang informasi yang sangat sensitif: identitas klien, struktur kepemilikan, sengketa, laporan keuangan, hingga data pajak. Ada beberapa risiko utama ketika dokumen seperti ini dibawa ke asisten AI tanpa pengaturan.
- Akun pribadi di luar kendali kantor. Dokumen yang diunggah ke akun pribadi staf tidak bisa ditarik atau diaudit oleh kantor, terutama ketika staf tersebut sudah tidak bekerja di sana.
- Kebijakan penyimpanan data yang berbeda-beda. Tergantung jenis akun dan pengaturannya, layanan AI bisa menyimpan riwayat percakapan atau memakainya untuk pengembangan layanan. Banyak pengguna tidak pernah memeriksa pengaturan ini.
- Akses yang terlalu luas. Untuk satu pertanyaan, staf kadang mengunggah seluruh berkas klien, padahal yang dibutuhkan hanya satu dokumen.
- Tidak ada jejak. Jika klien bertanya dokumennya pernah diproses di mana, kantor tidak punya jawaban.
- Jawaban yang tidak terverifikasi. AI bisa keliru. Tanpa kutipan ke sumber aslinya, kesalahan sulit dideteksi sebelum sampai ke klien.
Prinsip memakai AI untuk dokumen klien dengan aman
Gunakan akun yang dikelola kantor
Langkah pertama yang paling sederhana adalah memindahkan pemakaian AI dari akun pribadi ke akun yang dikelola kantor. Dengan begitu, kantor bisa mengatur siapa yang punya akses, memeriksa pengaturan penyimpanan data, dan mencabut akses ketika seorang staf berhenti bekerja. Periksa juga apakah pengaturan riwayat dan pemakaian data untuk pengembangan layanan sudah sesuai dengan kebijakan kantor Anda.
Batasi akses per folder
Alih-alih memberi AI akses ke seluruh arsip, tentukan folder mana yang boleh dibaca untuk pekerjaan tertentu. Jika seorang staf sedang menangani satu klien, AI cukup melihat folder klien itu. Prinsipnya sama seperti akses fisik ke lemari arsip: hanya yang perlu, untuk keperluan yang jelas.
Catat setiap akses dalam audit trail
Setiap kali AI membaca dokumen, harus tercatat siapa yang meminta, dokumen apa yang dibuka, dan kapan. Audit trail membantu kantor menjawab pertanyaan klien, menelusuri kesalahan, dan menunjukkan bahwa kantor menjalankan kehati-hatian.
Samarkan data identitas sebelum dibaca AI
Banyak pekerjaan tidak memerlukan nomor identitas lengkap. NIK, NPWP, dan nomor rekening sebaiknya disamarkan sebelum dokumen diproses AI. Analisis kontrak atau ringkasan laporan tetap bisa dilakukan tanpa AI perlu mengetahui nomor-nomor tersebut.
Minta jawaban dengan kutipan
Biasakan meminta AI menunjukkan bagian dokumen yang menjadi dasar jawabannya. Dengan kutipan, staf bisa memeriksa ulang dengan cepat, dan tanggung jawab akhir tetap berada pada profesional yang menandatangani pekerjaan.
UU PDP dan kewajiban menjaga data klien
Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) mengatur bagaimana data pribadi dikumpulkan, diproses, disimpan, dan dilindungi. Secara umum, organisasi yang memproses data pribadi diharapkan punya dasar yang sah untuk pemrosesan, menjaga keamanannya, membatasi pemakaian sesuai tujuan, dan mampu mempertanggungjawabkan apa yang dilakukan terhadap data tersebut.
Dokumen klien di kantor profesional hampir selalu berisi data pribadi. Karena itu, memproses dokumen tersebut dengan AI perlu diperlakukan sebagai bagian dari tata kelola data kantor, bukan sekadar urusan alat kerja. Di luar UU PDP, banyak profesi juga memiliki kewajiban kerahasiaan terhadap klien. Untuk penerapan yang spesifik pada kantor Anda, konsultasikan dengan penasihat hukum yang memahami bidang ini.
Checklist kebijakan internal pemakaian AI
Kebijakan yang baik tidak harus panjang. Yang penting jelas dan bisa dijalankan. Gunakan daftar berikut sebagai titik awal:
- Tentukan layanan AI yang boleh dipakai, dan larang pemakaian akun pribadi untuk dokumen klien.
- Tetapkan jenis dokumen yang boleh dan tidak boleh diproses AI.
- Wajibkan penyamaran NIK, NPWP, dan data identitas lain sebelum dokumen dibaca AI.
- Batasi akses AI per folder atau per perkara, bukan seluruh arsip.
- Pastikan setiap akses AI tercatat dan bisa ditinjau.
- Wajibkan pemeriksaan manusia untuk setiap hasil AI sebelum dikirim ke klien.
- Tunjuk penanggung jawab kebijakan dan jadwalkan peninjauan berkala.
- Latih staf, termasuk tentang cara bertanya yang efektif dan batas kemampuan AI.
Ruang dokumen dengan aturan AI yang Anda tentukan
Menjalankan checklist di atas secara manual cukup berat. Folders dibuat untuk kantor hukum, notaris, konsultan pajak, dan akuntan yang stafnya sudah memakai AI. Dokumen klien tersimpan di satu tempat, Anda memilih folder mana yang boleh dibaca ChatGPT atau Claude lewat MCP, dan setiap aksesnya tercatat di log audit. NIK dan NPWP disamarkan sebelum sampai ke AI, dan jawaban dari dokumen Anda dilengkapi kutipan hingga tingkat klausul. Tersedia paket gratis untuk mencobanya.
