Kantor notaris, kantor hukum, konsultan pajak, dan kantor akuntan bekerja dengan dokumen setiap hari. Salinan KTP klien, akta, kontrak, SPT, laporan keuangan, dan surat kuasa datang dari banyak arah: email, WhatsApp, flashdisk, dan folder Google Drive pribadi milik staf. Ketika klien meminta dokumen lama atau seorang staf mengundurkan diri, mencari satu file bisa memakan waktu setengah hari.
Sistem manajemen dokumen membantu menyatukan semua itu dengan aturan yang jelas. Artikel ini membahas apa yang perlu diperhatikan saat memilih, mulai dari struktur folder dan hak akses, cara berbagi dengan klien, tanda tangan elektronik, hingga cara mengatur penggunaan AI pada dokumen klien.
Struktur folder dan hak akses
Sistem yang baik dimulai dari struktur yang disepakati bersama. Untuk kantor notaris, struktur per klien lalu per akta biasanya paling mudah diikuti. Konsultan pajak sering memakai susunan per klien lalu per tahun pajak. Kantor hukum cenderung menyusun per perkara. Pilih satu pola, tuliskan aturan penamaan file, dan pastikan semua staf memakainya.
Setelah struktur rapi, atur siapa boleh melihat apa. Staf administrasi mungkin hanya perlu mengakses folder penerimaan dokumen, sementara partner atau notaris perlu melihat semuanya. Akses sebaiknya diberikan per folder dan dicabut segera ketika staf pindah tugas atau keluar. Sistem juga perlu mencatat siapa membuka, mengunduh, atau mengubah dokumen. Catatan ini berguna ketika klien bertanya, atau ketika ada dokumen yang tiba-tiba hilang.
Jika kantor Anda sudah memakai Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, atau Box, cek apakah sistem baru bisa tersambung ke penyimpanan tersebut. Memindahkan ribuan file secara manual jarang berjalan mulus.
Pikirkan juga dokumen lama. Banyak kantor masih menyimpan berkas kertas atau hasil pindaian yang isinya tidak bisa dicari. Mulailah dari dokumen klien yang masih aktif, pindai dengan kualitas yang cukup, lalu beri nama sesuai aturan yang sudah disepakati. Arsip yang lebih lama bisa menyusul secara bertahap.
Berbagi dokumen dengan klien
Mengirim dokumen klien sebagai lampiran email atau file WhatsApp memang cepat, tetapi sulit dikendalikan. Setelah terkirim, Anda tidak tahu file itu diteruskan ke siapa, dan salinannya tersimpan di banyak ponsel.
Portal klien memberi cara yang lebih tertib. Anda membagikan folder tertentu, bukan file satu per satu, dan bisa mengatur kata sandi, masa berlaku tautan, serta batas jumlah unduhan. Klien mendapat satu tempat untuk mengambil dan mengunggah dokumen, dan kantor Anda punya catatan yang jelas tentang apa yang sudah dibagikan.
Tanda tangan elektronik
Banyak dokumen di kantor profesional cukup ditandatangani secara elektronik, misalnya surat penawaran jasa, surat kuasa internal, atau persetujuan klien atas draf laporan. Amplop tanda tangan elektronik memudahkan proses ini. Dokumen dikirim, setiap penanda tangan menerima giliran, dan hasil akhirnya disimpan bersama catatan prosesnya.
Perlu diingat, UU ITE membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, yang memakai sertifikat dari penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui, dengan tanda tangan elektronik yang tidak tersertifikasi. Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyelenggara resmi. Akta dan dokumen lain yang punya ketentuan formal tersendiri tetap mengikuti aturan yang berlaku.
Membatasi akses AI ke dokumen klien
Banyak staf sudah memakai ChatGPT atau Claude untuk merangkum kontrak, menyusun draf surat, atau mencari klausul tertentu. Risikonya muncul ketika dokumen klien disalin begitu saja ke akun AI pribadi tanpa aturan. Kantor tidak tahu dokumen apa yang sudah dikirim, dan data pribadi klien ikut terbawa.
Data pribadi klien dilindungi UU Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022), sehingga penggunaan AI perlu diatur dengan jelas. Cari sistem yang memungkinkan AI hanya membaca folder yang Anda izinkan, mencatat setiap permintaan, dan menyamarkan data sensitif seperti NIK dan NPWP sebelum dokumen dibaca AI. Dengan begitu staf tetap bisa bekerja lebih cepat, dan kantor tetap memegang kendali.
Satu hal lagi yang penting untuk pekerjaan hukum dan pajak adalah sumber jawaban. Jika AI merangkum kontrak atau menjawab pertanyaan dari dokumen, pastikan jawabannya disertai kutipan ke bagian dokumen yang dirujuk. Staf tetap harus memeriksa kutipan itu sebelum hasilnya dipakai untuk klien.
Checklist memilih sistem manajemen dokumen
- Struktur folder yang bisa disesuaikan dengan cara kerja kantor Anda.
- Hak akses per folder dan catatan aktivitas yang mudah dibaca.
- Konektor ke penyimpanan yang sudah dipakai, seperti Google Drive atau OneDrive.
- Portal klien dengan kata sandi, masa berlaku, dan batas unduhan.
- Tanda tangan elektronik dengan catatan proses yang tersimpan.
- Pengaturan akses AI per folder, log audit, dan penyamaran NIK atau NPWP.
- OCR untuk dokumen hasil pindaian dalam Bahasa Indonesia, supaya isi dokumen bisa dicari.
Mencoba Folders
Folders dirancang untuk kantor hukum, notaris, konsultan pajak, dan akuntan. Di dalamnya ada konektor ke Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, dan Box, portal klien dengan kata sandi, masa berlaku, dan batas unduhan, amplop tanda tangan elektronik dengan sertifikat berantai hash, serta akses AI per folder dengan log audit dan penyamaran NIK/NPWP. Tersedia paket gratis dengan 2 GB penyimpanan, dan detailnya ada di halaman Folders.
