Hampir setiap perusahaan yang sedang tumbuh akan sampai pada pertanyaan ini: apakah kita berlangganan aplikasi SaaS yang sudah jadi, atau membangun software kustom sendiri? Keduanya punya pendukung yang yakin. Sebagian orang berpendapat SaaS selalu lebih murah dan cepat, sebagian lain merasa hanya software buatan sendiri yang benar-benar cocok dengan proses bisnis.
Kenyataannya, keputusan software kustom vs SaaS tidak bisa dijawab dengan satu aturan umum. Jawabannya bergantung pada proses mana yang sedang Anda bicarakan, berapa biaya totalnya dalam beberapa tahun, dan seberapa penting proses itu bagi daya saing perusahaan. Artikel ini memberikan kerangka keputusan yang bisa Anda pakai bersama tim.
Mulai dari pertanyaan: proses inti atau proses umum
Langkah pertama adalah membedakan proses inti dari proses umum. Proses umum adalah pekerjaan yang dijalankan hampir semua perusahaan dengan cara yang mirip, misalnya penggajian, akuntansi dasar, email, atau absensi. Tidak ada keuntungan bersaing dari membuat ulang sistem penggajian sendiri, karena aturan dan alurnya relatif seragam.
Proses inti adalah cara kerja yang membedakan Anda dari pesaing. Contohnya alur penjadwalan teknisi yang unik, cara menghitung harga untuk pesanan khusus, atau sistem pemantauan produksi yang mengikuti kondisi pabrik Anda. Jika proses seperti ini dipaksa masuk ke aplikasi standar, perusahaan sering harus mengubah cara kerja yang justru menjadi kekuatannya.
Aturan praktisnya: untuk proses umum, utamakan SaaS. Untuk proses inti yang benar-benar khas, software kustom layak dipertimbangkan.
Perbandingan software kustom vs SaaS dari berbagai sisi
Gunakan daftar berikut sebagai bahan diskusi internal sebelum memutuskan:
- Waktu sampai bisa dipakai. SaaS biasanya bisa dipakai dalam hitungan hari atau minggu. Software kustom membutuhkan waktu analisis, desain, pengembangan, dan pengujian, meskipun bisa dirilis bertahap.
- Biaya awal. SaaS rendah di awal karena Anda hanya membayar langganan. Software kustom membutuhkan investasi pengembangan di depan.
- Biaya jangka panjang. Langganan SaaS terus berjalan dan sering naik seiring jumlah pengguna. Software kustom tetap membutuhkan biaya hosting, pemeliharaan, dan pengembangan lanjutan.
- Kesesuaian proses. SaaS mengikuti alur yang dirancang vendor untuk banyak pelanggan. Software kustom mengikuti alur Anda.
- Integrasi. SaaS bergantung pada API dan integrasi yang disediakan vendor. Software kustom bisa dirancang untuk terhubung dengan sistem yang Anda butuhkan.
- Kepemilikan dan kendali. Pada SaaS, roadmap fitur ditentukan vendor. Pada software kustom, Anda menentukan prioritas dan memegang kode serta datanya.
- Tanggung jawab teknis. SaaS mengurus server, keamanan, dan pembaruan. Software kustom membutuhkan tim atau mitra yang merawatnya.
Menghitung biaya total, bukan hanya harga di awal
Banyak keputusan keliru karena hanya membandingkan harga langganan bulanan dengan biaya pengembangan. Perbandingan yang lebih jujur adalah biaya total dalam tiga sampai lima tahun.
Untuk SaaS, hitung langganan untuk jumlah pengguna yang Anda perkirakan di masa depan, biaya add-on atau paket yang lebih tinggi, biaya integrasi dengan sistem lain, serta waktu tim yang terpakai untuk menyiasati fitur yang tidak cocok. Biaya terakhir ini sering tidak terlihat, padahal bisa berupa spreadsheet tambahan, input ulang data, atau pekerjaan manual di luar sistem.
Untuk software kustom, hitung biaya pengembangan awal, hosting dan infrastruktur cloud, pemeliharaan rutin, perbaikan keamanan, dan pengembangan fitur baru. Software kustom bukan pembelian sekali bayar; ia adalah aset yang perlu dirawat.
Integrasi, data, dan kepemilikan
Pertanyaan yang sering terlewat adalah ke mana data Anda mengalir. Jika setiap divisi memakai aplikasi SaaS yang berbeda, data pelanggan, pesanan, dan keuangan bisa tersebar di banyak tempat yang tidak saling terhubung. Sebelum berlangganan, periksa apakah aplikasi tersebut punya API yang terdokumentasi, apakah data bisa diekspor dalam format yang wajar, dan apa yang terjadi pada data Anda jika langganan dihentikan.
Software kustom memberi kendali lebih besar atas struktur data dan integrasi, tetapi kendali itu datang bersama tanggung jawab: keamanan, cadangan data, dan kepatuhan terhadap kebijakan privasi serta prinsip UU PDP menjadi urusan Anda dan mitra teknologi Anda.
Pendekatan hibrida: sering kali jawaban paling masuk akal
Dalam praktik, banyak perusahaan tidak memilih salah satu secara mutlak. Pendekatan yang sering paling masuk akal adalah hibrida: SaaS untuk proses umum, software kustom untuk proses inti, dan integrasi yang menghubungkan keduanya.
Contohnya, perusahaan memakai aplikasi akuntansi dan HR siap pakai, lalu membangun sistem internal kustom untuk alur operasional yang khas, dan menghubungkannya lewat API agar data tidak diketik ulang. Dengan cara ini, investasi pengembangan difokuskan pada bagian yang benar-benar memberi nilai tambah.
Pendekatan lain adalah memulai dengan SaaS untuk memvalidasi proses, lalu beralih ke software kustom ketika batasannya sudah jelas dan kebutuhannya sudah teruji.
Memutuskan dengan dasar yang jelas
Keputusan software kustom vs SaaS akan lebih mudah jika Anda memetakan proses, memisahkan yang inti dari yang umum, dan menghitung biaya total secara jujur. Libatkan tim yang menjalankan proses sehari-hari, karena merekalah yang paling tahu di mana aplikasi saat ini tidak cocok.
Jika analisis Anda menunjukkan bahwa proses inti perusahaan membutuhkan software yang dibangun khusus, tim Averoa dapat membantu melalui layanan pengembangan software kustom dengan rilis bertahap yang bisa Anda pantau. Jika Anda masih menimbang pilihan, layanan konsultasi teknologi kami mencakup analisis build vs buy berdasarkan biaya dan risiko, dari tim yang juga membangun dan menjalankan produk SaaS sendiri.
