Selama usaha masih punya satu toko, stok bisa dikendalikan dengan buku catatan dan ingatan pemiliknya. Begitu cabang kedua dibuka, atau toko mulai berjualan juga lewat toko online dan marketplace, angka stok mulai sering tidak cocok. Barang tercatat ada di sistem tetapi raknya kosong. Pelanggan sudah membayar di toko online, lalu ternyata barangnya habis terjual di kasir.
Mengelola stok multi cabang dan multi kanal pada dasarnya soal disiplin pencatatan. Alat bantu memudahkan, tetapi aturan mainnya harus jelas lebih dulu. Berikut cara yang biasa dipakai distributor, toko ritel, dan usaha F&B untuk menjaga angka stok tetap bisa dipercaya.
Satu sumber data untuk stok multi cabang
Masalah paling umum adalah stok dicatat di banyak tempat. Cabang A memakai spreadsheet, cabang B memakai aplikasi kasir, admin toko online memperbarui stok marketplace secara manual setiap sore. Tidak ada yang salah dengan masing-masing catatan, tetapi tidak ada satu pun yang lengkap.
Langkah pertama adalah menetapkan satu sistem sebagai sumber kebenaran untuk stok. Setiap penjualan, baik dari kasir, toko online, maupun pesanan WhatsApp yang diinput admin, harus mengurangi stok di sistem itu. Setiap barang masuk dari supplier juga dicatat di sana. Kanal lain cukup membaca angka dari sistem utama.
Supaya ini berjalan, data produk harus seragam di semua lokasi. Satu produk punya satu kode atau SKU, satu nama, dan satu satuan. Jika cabang yang satu mencatat gula dalam kilogram dan cabang lain dalam karung, laporan gabungan akan selalu kacau. Rapikan master produk sebelum memindahkan stok ke sistem baru.
Untuk kanal online, pertimbangkan stok penyangga. Misalnya, dari 20 unit yang ada, hanya 18 yang ditampilkan di toko online. Dua unit sisanya menjadi cadangan untuk menutup jeda sinkronisasi atau barang yang ternyata cacat saat akan dikemas. Stok yang terlihat memang sedikit berkurang, tetapi itu lebih baik daripada harus membatalkan pesanan pelanggan.
Transfer stok antar cabang
Transfer barang antar cabang sering menjadi sumber selisih karena barangnya berpindah tetapi catatannya tidak. Staf gudang mengirim lima dus, cabang tujuan menerima empat, dan tidak ada yang mencatat perbedaannya.
Perlakukan transfer seperti transaksi dengan dua sisi. Cabang pengirim membuat dokumen transfer berisi daftar barang dan jumlahnya. Stok di cabang pengirim berkurang saat barang dikirim. Cabang penerima mengecek fisik barang, lalu mengonfirmasi jumlah yang benar-benar diterima. Jika ada selisih, sistem mencatatnya sebagai selisih transfer, sehingga bisa ditelusuri sebelum ada yang menganggap barangnya hilang.
Cara ini membuat barang yang sedang dalam perjalanan tetap terlihat, dan setiap selisih punya jejak yang bisa ditelusuri. Batasi juga siapa yang boleh membuat dan mengonfirmasi transfer. Kepala cabang atau staf gudang yang ditunjuk biasanya sudah cukup. Untuk distributor dengan pengiriman rutin, jadwalkan transfer pada hari tertentu agar gudang tidak terus-menerus mengurus permintaan mendadak.
Stock opname yang rutin
Sebaik apa pun sistemnya, stok fisik dan stok di sistem akan bergeser seiring waktu. Ada barang rusak, salah hitung, salah scan, atau kehilangan. Stock opname adalah cara mengoreksi pergeseran itu sebelum menjadi besar.
Banyak usaha hanya melakukan stock opname setahun sekali menjelang tutup buku. Akibatnya selisih menumpuk dan sulit dicari penyebabnya. Pendekatan yang lebih ringan adalah cycle count, yaitu menghitung sebagian barang secara bergiliran. Barang yang cepat laku atau bernilai tinggi dihitung setiap minggu, barang lain setiap bulan.
Berikut urutan stock opname yang praktis untuk setiap cabang:
- Tentukan jadwal dan daftar barang yang akan dihitung, lalu umumkan ke staf cabang.
- Bekukan transaksi untuk barang tersebut selama penghitungan, atau lakukan di luar jam operasional.
- Hitung fisik barang oleh dua orang, idealnya satu dari cabang dan satu dari luar cabang.
- Bandingkan hasil hitung dengan angka di sistem dan catat setiap selisih beserta dugaan penyebabnya.
- Minta persetujuan atasan sebelum menyesuaikan stok di sistem.
- Tinjau pola selisih setiap bulan. Selisih yang berulang di barang atau cabang yang sama biasanya menunjukkan masalah proses.
Menentukan titik pemesanan ulang
Stok yang terlalu banyak mengikat uang, sementara stok yang terlalu sedikit membuat pelanggan pergi. Titik pemesanan ulang atau reorder point membantu Anda tahu kapan harus memesan lagi ke supplier.
Rumus dasarnya sederhana. Kalikan rata-rata penjualan harian dengan waktu tunggu dari supplier, lalu tambahkan stok pengaman. Contohnya, sebuah toko bahan kue rata-rata menjual 8 karung tepung per hari, supplier butuh 3 hari untuk mengirim, dan pemilik ingin cadangan 10 karung. Titik pemesanan ulangnya 8 kali 3 ditambah 10, yaitu 34 karung. Saat stok menyentuh angka itu, pesanan baru dibuat.
Hitung reorder point per cabang, karena pola penjualan tiap lokasi bisa sangat berbeda. Cabang dekat kampus mungkin ramai di awal semester, cabang di perumahan lebih stabil. Tinjau angkanya setiap beberapa bulan, terutama menjelang Ramadan, Lebaran, dan akhir tahun ketika permintaan berubah.
Menyatukan stok toko online dan kasir
Jika toko Anda berjualan lewat kasir dan toko online sekaligus, menyatukan keduanya dalam satu sistem menghilangkan banyak pekerjaan sinkronisasi manual. Etalasse menggabungkan toko online dan aplikasi kasir POS, sehingga data produk, stok, pelanggan, dan pesanan tetap sinkron di semua kanal penjualan, dengan dashboard back-office untuk mencatat supplier dan stok masuk. Pelajari lebih lanjut di halaman Etalasse.
