Bagi usaha yang baru berjalan, biaya bulanan untuk software kasir sering terasa berat. Wajar kalau banyak pemilik warung, toko kelontong, atau kedai kopi mencari aplikasi kasir gratis lebih dulu. Pilihannya cukup banyak, dan sebagian besar memang bisa dipakai untuk mencatat transaksi harian tanpa biaya.
Yang jarang terlihat di awal adalah batasannya. Paket gratis biasanya dibuat agar Anda bisa mulai dengan cepat, lalu pindah ke paket berbayar ketika usaha tumbuh. Itu hal yang wajar. Masalah baru muncul kalau Anda tidak tahu sejak awal apa yang didapat, apa yang dibatasi, dan kapan sebaiknya upgrade.
Apa yang biasanya ada di paket gratis
Fitur inti umumnya tersedia. Anda bisa mencatat penjualan, menghitung kembalian, mencetak atau mengirim struk, dan menyimpan daftar produk lengkap dengan harga. Banyak aplikasi juga menyediakan laporan penjualan harian dan pencatatan stok sederhana.
Untuk toko kelontong dengan satu kasir, atau kedai kecil yang dijaga pemiliknya sendiri, fitur ini sering sudah cukup. Anda tidak perlu lagi menulis di buku, rekap harian selesai lebih cepat, dan Anda mulai punya data tentang produk yang paling laku. Langkah ini berguna, terutama jika selama ini semua masih dihitung dengan kalkulator dan ingatan.
Batasan yang perlu dicek sebelum mulai
Setiap penyedia membatasi paket gratisnya dengan cara yang berbeda. Sebelum Anda memasukkan ratusan produk, baca halaman paket dengan teliti dan cek poin berikut.
- Jumlah produk atau transaksi. Ada aplikasi yang membatasi jumlah item di katalog atau jumlah transaksi per bulan.
- Jumlah pengguna dan perangkat. Paket gratis sering hanya untuk satu akun kasir atau satu perangkat.
- Jumlah outlet. Kalau Anda berencana membuka cabang kedua, cek apakah paket gratis mendukungnya.
- Riwayat dan laporan. Sebagian aplikasi hanya menyimpan laporan untuk periode tertentu, atau mengunci laporan yang lebih rinci.
- Ekspor data. Pastikan data produk, pelanggan, dan transaksi bisa diunduh, misalnya dalam format spreadsheet. Ini penting jika suatu saat Anda ingin pindah aplikasi.
- Hak akses. Tanpa pembagian akses, kasir bisa mengubah harga atau menghapus transaksi tanpa sepengetahuan pemilik.
- Merek penyedia. Ada paket gratis yang menampilkan nama penyedia di struk atau di halaman toko.
- Dukungan. Tanyakan saluran bantuan untuk pengguna gratis, karena masalah di jam ramai butuh jawaban cepat.
Tidak semua batasan ini relevan untuk Anda. Toko dengan lima puluh produk tidak perlu khawatir soal batas katalog. Sebaliknya, toko dengan dua kasir di jam makan siang jelas butuh lebih dari satu akun.
Data tetap harus dijaga
Gratis tidak berarti data boleh diperlakukan seadanya. Aplikasi kasir menyimpan catatan penjualan, harga modal, dan sering juga nama serta nomor telepon pelanggan. Data pelanggan termasuk data pribadi yang dilindungi UU Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022).
Baca kebijakan privasi penyedia dan cari tahu bagaimana data Anda dicadangkan. Biasakan setiap staf memakai akun sendiri, jangan satu akun dipakai bergantian. Simpan juga kontak penyedia di tempat yang mudah ditemukan, supaya Anda tahu harus menghubungi siapa ketika aplikasi bermasalah.
Kapan sebaiknya upgrade
Paket gratis cocok selama usaha Anda masih sederhana. Tanda bahwa sudah waktunya naik paket biasanya cukup jelas. Anda menambah kasir dan perlu hak akses yang berbeda. Anda mulai berjualan lewat toko online, dan stoknya harus sama dengan stok di rak. Anda membuka cabang, butuh laporan yang lebih rinci untuk mengatur belanja barang, atau ingin menjalankan program loyalitas seperti kupon dan poin.
Kafe dan restoran biasanya sampai di titik ini lebih cepat. Begitu ada lebih dari beberapa meja, pesanan perlu dicatat per meja dan diteruskan ke dapur tanpa kertas. Fitur seperti ini jarang tersedia lengkap di paket gratis.
Cara paling mudah untuk menilainya adalah menghitung waktu yang hilang. Kalau setiap malam Anda masih menghabiskan satu jam untuk menyamakan stok toko dengan pesanan online, atau sering salah kirim karena stok tidak akurat, paket berbayar mungkin sudah sepadan dengan waktu dan kesalahan yang bisa dihindari.
Cara memilih aplikasi kasir gratis yang bisa ikut tumbuh
Saat membandingkan beberapa aplikasi, lihat juga paket di atasnya, jangan hanya yang gratis. Di sanalah usaha Anda kemungkinan besar akan berada satu atau dua tahun lagi. Aplikasi yang bagus untuk hari ini tetapi tidak punya jalur ke fitur yang lebih lengkap akan memaksa Anda pindah sistem dan memasukkan ulang semua data.
Pilih aplikasi yang memungkinkan Anda pindah paket tanpa memindahkan data. Cek apakah penyedia memberi masa uji coba untuk paket berbayar, sehingga Anda bisa mencoba fitur yang lebih lengkap dengan produk dan transaksi asli sebelum membayar. Selama uji coba, jalankan penjualan seperti hari biasa, coba retur dan diskon, lalu minta kasir Anda ikut mencoba. Pendapat orang yang setiap hari berdiri di depan mesin kasir sering lebih jujur daripada halaman promosi.
Mencoba Etalasse
Etalasse menyediakan paket gratis untuk mulai, ditambah uji coba 30 hari untuk paket berbayar. Kasir POS-nya terhubung dengan toko online dalam satu sistem, termasuk manajemen meja dan layar dapur untuk F&B, sehingga stok dan pesanan tetap sinkron ketika Anda mulai berjualan di lebih dari satu kanal. Penjelasan lengkapnya ada di halaman Etalasse.
