Banyak perusahaan menengah memakai beberapa aplikasi sekaligus. ERP untuk stok dan pembelian, CRM untuk tim sales, software akuntansi untuk pembukuan, dan payment gateway untuk menerima pembayaran. Masing-masing berjalan baik. Masalahnya muncul di antara aplikasi itu. Admin menyalin pesanan dari CRM ke ERP, tim keuangan mengetik ulang penjualan ke software akuntansi, dan setiap akhir bulan ada angka yang tidak cocok.
Integrasi sistem ERP, CRM, akuntansi, dan pembayaran bertujuan menghilangkan pekerjaan salin-tempel itu. Data cukup dimasukkan sekali, lalu mengalir ke sistem lain secara otomatis. Kedengarannya sederhana, tetapi integrasi yang andal butuh perencanaan. Artikel ini membahas hal-hal yang perlu diputuskan sebelum dan selama proyek integrasi berjalan.
Cara kerja integrasi sistem ERP dan aplikasi lain
Ada beberapa cara aplikasi bertukar data. Yang paling umum adalah API, yaitu pintu resmi yang disediakan sebuah aplikasi agar sistem lain bisa membaca atau menulis data. Sebagian besar ERP, CRM, software akuntansi, dan payment gateway modern menyediakan API dengan dokumentasi.
Cara kedua adalah webhook. Di sini sistem sumber yang memberi kabar ketika ada perubahan. Payment gateway, misalnya, mengirim webhook saat pembayaran pelanggan berhasil, sehingga status invoice di sistem Anda bisa langsung diperbarui. Cara ketiga adalah pertukaran file terjadwal, misalnya ekspor CSV setiap malam. Cara ini lebih lambat, tetapi kadang menjadi satu-satunya pilihan untuk sistem lama yang tidak punya API.
Sebelum proyek dimulai, periksa apa yang disediakan setiap aplikasi. Ada API yang hanya bisa membaca data, ada yang membatasi jumlah permintaan per menit, dan ada yang hanya tersedia di paket tertentu. Informasi ini menentukan desain integrasinya.
Pemetaan data antar sistem
Setiap aplikasi menyimpan data dengan caranya sendiri. Di CRM, pelanggan mungkin dikenali dari email. Di ERP, pelanggan punya kode internal. Di software akuntansi, pelanggan yang sama bisa tercatat dengan nama badan usaha yang sedikit berbeda. Pemetaan data adalah pekerjaan menyepakati bagaimana setiap kolom di satu sistem diterjemahkan ke sistem lain.
Bagian yang paling sering menimbulkan masalah biasanya kode produk dan SKU, satuan (pcs, box, karton), perhitungan pajak dan diskon, mata uang, serta status pesanan. Status "selesai" di CRM belum tentu sama artinya dengan status "terkirim" di ERP. Tuliskan pemetaan ini dalam tabel sederhana dan minta persetujuan dari pemilik setiap sistem, misalnya kepala gudang untuk ERP dan kepala keuangan untuk akuntansi.
Pemetaan juga waktu yang tepat untuk membersihkan data. Pelanggan ganda atau produk dengan kode lama sebaiknya dirapikan sebelum integrasi berjalan. Kalau tidak, data yang berantakan hanya akan tersebar ke lebih banyak sistem.
Menentukan arah sinkronisasi
Untuk setiap jenis data, tentukan satu sistem sebagai sumber utama. Data produk dan stok biasanya bersumber dari ERP. Data prospek dan pelanggan baru bisa bersumber dari CRM. Jurnal dan saldo bersumber dari software akuntansi. Sistem lain hanya menerima salinannya.
Setelah itu tentukan arahnya. Sinkronisasi satu arah lebih mudah dikelola: perubahan di sumber dikirim ke tujuan, dan tujuan tidak mengubah balik. Sinkronisasi dua arah kadang diperlukan, misalnya alamat pelanggan yang bisa diubah dari CRM maupun ERP, tetapi butuh aturan yang jelas saat terjadi konflik. Aturan yang umum dipakai adalah perubahan terakhir yang menang, atau satu sistem selalu diutamakan.
Tentukan juga seberapa cepat data harus sampai. Pembayaran yang masuk perlu diproses dalam hitungan detik agar pesanan bisa segera dikirim. Rekap penjualan ke software akuntansi mungkin cukup dikirim setiap jam atau setiap malam.
Penanganan error
Integrasi pasti akan menemui kegagalan. Server tujuan sedang down, koneksi terputus, atau data ditolak karena ada kolom wajib yang kosong. Yang penting adalah apa yang dilakukan sistem saat kegagalan itu muncul. Integrasi yang baik tidak membiarkan data hilang diam-diam.
Beberapa praktik yang sebaiknya ada. Permintaan yang gagal dicoba ulang secara otomatis dengan jeda yang makin panjang. Setiap transaksi punya penanda unik agar percobaan ulang tidak menciptakan invoice ganda. Data yang tetap gagal setelah beberapa kali percobaan dipindahkan ke antrean khusus untuk diperiksa manusia, lengkap dengan pesan penyebabnya. Tim terkait juga perlu tahu siapa yang bertanggung jawab memeriksa antrean itu.
Monitoring dan checklist sebelum go-live
Setelah integrasi berjalan, Anda perlu tahu bahwa integrasi itu tetap sehat. Dashboard sederhana yang menunjukkan jumlah data terkirim, jumlah yang gagal, dan waktu sinkronisasi terakhir sudah sangat membantu. Pasang peringatan ke email atau chat tim ketika jumlah kegagalan melewati batas tertentu, atau ketika tidak ada data masuk dalam waktu yang tidak wajar.
Checklist sebelum integrasi sistem ERP, CRM, dan akuntansi dinyatakan siap:
- Setiap jenis data punya satu sumber utama yang disepakati.
- Tabel pemetaan kolom sudah disetujui pemilik setiap sistem.
- Data ganda dan kode lama sudah dibersihkan.
- Percobaan ulang otomatis dan penanda unik transaksi sudah diuji.
- Ada antrean untuk data gagal dan orang yang bertanggung jawab memeriksanya.
- Peringatan otomatis sudah aktif dan dikirim ke orang yang tepat.
- Uji coba dengan data nyata sudah dilakukan selama beberapa hari, dan hasilnya dicocokkan dengan pencatatan manual.
Langkah berikutnya
Integrasi yang baik membuat angka di setiap sistem sama tanpa perlu dicocokkan setiap akhir bulan. Jika tim Anda masih memindahkan data antar aplikasi secara manual, layanan integrasi sistem Averoa membantu menghubungkan ERP, CRM, akuntansi, dan pembayaran melalui API dan webhook.
