Tim HR di perusahaan menengah sering bekerja dengan sumber daya yang tipis. Satu atau dua orang mengurus rekrutmen, absensi, cuti, kontrak, BPJS, sampai pertanyaan karyawan tentang aturan lembur. Saat ada lowongan terbuka, ratusan lamaran bisa masuk dalam seminggu, sementara pekerjaan administrasi rutin tetap harus selesai.
AI untuk HR bisa meringankan sebagian beban ini, terutama untuk pekerjaan yang berulang dan berbasis teks. Namun HR juga mengelola data paling sensitif di perusahaan, dan keputusannya berdampak langsung pada hidup orang. Artikel ini membahas di mana AI membantu, di mana perlu berhati-hati, dan aturan dasar yang sebaiknya disepakati sebelum mulai.
Membantu screening lamaran
Membaca ratusan CV adalah pekerjaan yang melelahkan, dan kualitas penilaian cenderung turun setelah lamaran keseratus. AI bisa membantu dengan merangkum setiap CV terhadap kriteria yang sudah Anda tetapkan, misalnya pengalaman di bidang tertentu, sertifikasi yang wajib, atau kemampuan bahasa. Hasilnya berupa ringkasan singkat yang memudahkan perekrut membandingkan kandidat.
Kata kuncinya adalah membantu. AI menyiapkan bahan, perekrut yang memutuskan. Hindari sistem yang menolak kandidat secara otomatis tanpa ada orang yang membaca alasannya. CV dengan format tidak biasa, riwayat kerja yang terputus karena alasan keluarga, atau pengalaman dari bidang lain yang sebenarnya relevan bisa terlewat jika keputusan diserahkan sepenuhnya ke mesin.
Tuliskan kriteria penilaian sebelum memakai AI, dan pakai kriteria yang sama untuk semua kandidat. Cara ini juga membuat proses rekrutmen lebih mudah dijelaskan jika ada kandidat yang bertanya.
Sebelum CV dikirim ke AI, pertimbangkan untuk menghapus foto, tanggal lahir, dan status pernikahan jika informasi itu tidak dipakai dalam penilaian. Data pribadi yang keluar jadi lebih sedikit, dan peluang penilaian terpengaruh hal yang tidak berkaitan dengan pekerjaan juga berkurang.
Menyusun deskripsi pekerjaan
AI cukup baik untuk menyusun draf deskripsi pekerjaan dari catatan singkat manajer. Misalnya, sebuah perusahaan jasa kebersihan yang membuka posisi supervisor area cukup memberi daftar tugas, wilayah kerja, dan syarat utama, lalu AI menyusunnya menjadi iklan lowongan yang rapi.
Periksa hasilnya dengan teliti. Pastikan syaratnya memang dibutuhkan untuk pekerjaan itu, dan hindari syarat yang tidak relevan dan bisa terasa diskriminatif, seperti batasan usia atau penampilan yang tidak berkaitan dengan tugas. Bahasanya juga perlu disesuaikan dengan kandidat yang Anda cari. Iklan untuk staf gudang dan untuk analis keuangan sebaiknya terdengar berbeda.
Tanya jawab kebijakan perusahaan
Pertanyaan seperti berapa sisa cuti, bagaimana prosedur klaim kacamata, atau apakah lembur di hari libur dihitung berbeda biasanya masuk ke HR berulang kali. Asisten AI yang membaca peraturan perusahaan, SOP, dan buku panduan karyawan bisa menjawab pertanyaan ini kapan saja.
Agar jawabannya bisa dipercaya, asisten sebaiknya memakai pendekatan RAG, yaitu mencari bagian dokumen yang relevan lalu menjawab berdasarkan bagian itu, lengkap dengan kutipan sumbernya. Karyawan bisa memeriksa sendiri pasal yang dikutip. Jika jawabannya tidak ada di dokumen, asisten harus mengatakan tidak tahu dan mengarahkan ke HR. Pastikan juga dokumen yang dibaca AI selalu versi terbaru.
Pekerjaan administrasi HR
Banyak pekerjaan administrasi HR berupa teks yang polanya mirip. AI bisa membantu menyiapkan draf surat keterangan kerja, surat penawaran kerja, pengumuman internal, dan checklist onboarding karyawan baru. AI juga bisa merangkum hasil exit interview atau survei karyawan menjadi tema-tema utama yang mudah dibaca manajemen. Klinik dengan beberapa cabang, misalnya, bisa memakai AI untuk menyusun rekap cuti bulanan dari data absensi, sehingga kepala cabang tidak perlu menghitungnya sendiri.
Untuk dokumen yang berdampak hukum, seperti kontrak kerja atau surat peringatan, pakai AI sebatas membantu menyusun draf. Isi akhirnya tetap perlu diperiksa oleh HR dan, bila perlu, penasihat hukum.
Keadilan dan privasi data karyawan
Data karyawan dan pelamar termasuk data pribadi yang dilindungi UU PDP. Sebagian di antaranya sangat sensitif, misalnya data kesehatan, catatan disiplin, atau informasi keluarga. Berikut aturan dasar yang sebaiknya disepakati sebelum AI dipakai di HR:
- Pakai akun AI milik perusahaan dengan ketentuan data yang sudah diperiksa, dan larang penggunaan akun pribadi untuk data karyawan.
- Jangan memasukkan data kesehatan, agama, atau data sensitif lain ke AI kecuali benar-benar diperlukan dan ada dasar yang jelas.
- Samarkan NIK, nomor rekening, dan alamat jika tugasnya tidak membutuhkan data tersebut.
- Keputusan rekrutmen, promosi, dan pemutusan hubungan kerja selalu diambil dan ditandatangani manusia.
- Uji hasil screening secara berkala untuk melihat apakah ada kelompok kandidat yang terus tersisih tanpa alasan yang jelas.
- Beri tahu pelamar dan karyawan jika AI dipakai dalam proses yang menyangkut mereka.
- Batasi akses sehingga setiap orang hanya melihat data yang menjadi kewenangannya.
Aturan ini lebih mudah dijalankan jika dibahas bersama manajemen dan perwakilan karyawan sejak awal.
AI di atas data HR perusahaan
Jika data karyawan Anda sudah tersimpan rapi, misalnya di Trellis lewat aplikasi Hana, langkah berikutnya adalah menghubungkan AI ke data dan dokumen itu dengan aman. Averoa membangun AI yang menjawab dengan sumber, mengatur akses per tim, dan menyamarkan data pribadi sebelum sampai ke model. Penjelasannya ada di halaman AI untuk perusahaan.
