Guru dan staf tata usaha di sekolah maupun lembaga kursus menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan tulis-menulis. Surat edaran untuk orang tua, pengumuman jadwal ujian, jawaban atas pertanyaan pendaftaran, laporan perkembangan siswa, sampai bahan latihan untuk kelas. Pekerjaan ini penting, tetapi sering menyita waktu yang seharusnya dipakai untuk mengajar dan mendampingi siswa.
AI untuk sekolah dan lembaga kursus bisa membantu menyiapkan draf untuk pekerjaan semacam itu. Artikel ini membahas pemakaian yang realistis di bagian administrasi, komunikasi dengan orang tua, dan penyusunan materi, serta kebijakan data siswa dan peran guru sebagai pemeriksa akhir.
Administrasi dan pendaftaran
Musim pendaftaran selalu membawa pertanyaan yang sama berulang kali. Syarat dokumen, jadwal tes masuk, pilihan kelas, jadwal kursus, dan cara pembayaran. AI bisa menyiapkan draf jawaban dari satu dokumen informasi resmi yang disusun pihak sekolah atau lembaga. Staf membaca draf, menyesuaikan bila perlu, lalu mengirimnya.
AI juga bisa membantu pekerjaan administrasi internal. Merangkum notulen rapat guru, menyusun draf SOP, membuat jadwal piket dari daftar ketersediaan, atau merapikan format surat. Untuk lembaga kursus dengan beberapa cabang, dokumen acuan yang sama membantu semua cabang memberi jawaban yang konsisten. AI juga bisa menyiapkan draf pesan untuk calon siswa yang sudah bertanya tetapi belum mendaftar, atau mengubah rekap kehadiran menjadi pesan singkat yang mudah dibaca orang tua.
Komunikasi dengan orang tua
Komunikasi dengan orang tua menuntut bahasa yang jelas dan santun. AI bisa membantu menyusun surat edaran kegiatan, pengingat pembayaran, pemberitahuan libur, atau informasi perubahan jadwal. AI juga bisa membuat beberapa versi pesan, misalnya versi singkat untuk grup WhatsApp kelas dan versi lengkap untuk surat resmi.
Pesan yang menyangkut satu siswa tertentu perlu lebih hati-hati. Catatan perilaku, masalah belajar, atau kondisi keluarga sebaiknya ditulis sendiri oleh wali kelas atau guru yang mengenal siswanya. AI boleh membantu merapikan kalimat setelah guru menulis isinya, tanpa perlu menerima nama lengkap atau detail pribadi siswa. Gunakan penanda seperti [nama siswa] dan isi sendiri sebelum mengirim.
Membantu guru menyiapkan materi
AI bisa menjadi asisten persiapan yang cukup membantu bagi guru. Contohnya menyusun draf rencana pembelajaran, membuat variasi soal latihan dengan tingkat kesulitan berbeda, menyiapkan rubrik penilaian, atau menyederhanakan bacaan untuk siswa yang butuh pendampingan. Lembaga kursus bahasa bisa memakainya untuk membuat contoh dialog dan latihan kosakata sesuai level kelas. Guru juga bisa meminta AI menjelaskan satu konsep dengan beberapa cara berbeda, lalu memilih penjelasan yang paling cocok untuk kelasnya. Cara ini sering membantu saat menghadapi siswa dengan kemampuan yang beragam dalam satu kelas.
Hasilnya tetap draf yang harus diperiksa guru. AI bisa salah fakta, salah hitung pada soal matematika, atau membuat soal yang tidak sesuai kurikulum dan tingkat kelas. Guru yang memastikan materi akurat, sesuai tujuan pembelajaran, dan cocok untuk siswanya. Kunci jawaban juga perlu dicek ulang, karena kesalahan di sana langsung berdampak pada nilai siswa.
Kebijakan data siswa
Data siswa banyak yang termasuk data anak, dan UU PDP (Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, UU No. 27 Tahun 2022) menggolongkan data anak sebagai data pribadi yang bersifat spesifik. Nilai, catatan perilaku, kondisi kesehatan, dan data keluarga perlu dijaga dengan aturan yang jelas, termasuk saat memakai AI.
Sebaiknya sekolah atau lembaga punya kebijakan tertulis sebelum AI dipakai secara luas. Isi pentingnya antara lain:
- Data yang tidak boleh dimasukkan ke asisten AI umum, misalnya nama lengkap siswa bersama nilai, NIK, NISN, catatan konseling, dan data kesehatan.
- Layanan AI yang boleh dipakai staf dan guru, dengan akun milik lembaga, tidak akun pribadi.
- Siapa yang memeriksa setiap jenis dokumen sebelum dikirim ke orang tua atau dibagikan ke siswa.
- Cara melaporkan kalau ada data yang terlanjur dimasukkan ke layanan yang tidak semestinya.
- Jadwal meninjau ulang kebijakan, misalnya setiap awal tahun ajaran.
Kalau suatu saat AI perlu bekerja dengan data siswa, misalnya untuk merangkum laporan perkembangan, gunakan sistem dengan akses per peran dan catatan siapa membuka data apa. Data identitas juga bisa disamarkan sebelum dikirim ke model.
Cara memulai
Mulailah dari pekerjaan administrasi yang risikonya rendah, seperti jawaban pertanyaan pendaftaran atau draf surat edaran. Libatkan beberapa guru yang tertarik untuk mencoba AI dalam menyiapkan materi, lalu minta mereka berbagi contoh prompt yang hasilnya baik. Setelah kebijakan data disepakati dan tim terbiasa, baru pertimbangkan pemakaian yang lebih luas.
Tetapkan ukuran keberhasilan yang sederhana, misalnya berapa lama staf menyiapkan surat edaran sebelum dan sesudah memakai AI, atau berapa banyak koreksi yang masih diperlukan pada setiap draf. Dengarkan juga guru yang masih ragu. Kekhawatiran mereka soal akurasi dan data siswa biasanya masuk akal, dan sering bisa dijadikan aturan tambahan dalam kebijakan.
Diskusi dengan Averoa
Tim Averoa membantu lembaga menghubungkan AI dengan dokumen dan data internal, dengan akses per peran dan perlindungan data pribadi sebelum sampai ke model. Kalau sekolah atau lembaga kursus Anda sedang menimbang langkah pertama, kami bisa membahasnya bersama tim Anda. Penjelasan layanannya ada di halaman AI untuk Perusahaan.
