Di banyak perusahaan dengan 30 sampai 150 karyawan, administrasi SDM masih tersebar di beberapa tempat. Data karyawan ada di spreadsheet milik HR, perhitungan gaji ada di file terpisah milik bagian keuangan, dan pengajuan cuti dikirim lewat WhatsApp ke atasan. Selama perusahaan masih kecil, cara ini masih bisa berjalan. Begitu jumlah karyawan bertambah, kesalahan kecil mulai sering terjadi dan menyita waktu.
Karena itu banyak pemilik usaha mulai mencari aplikasi HR dan payroll. Artikel ini membahas apa yang sebaiknya Anda periksa saat memilih, mulai dari data karyawan, penggajian, dan cuti, sampai alasan kenapa data HR sebaiknya terhubung dengan keuangan dan proyek.
Data karyawan sebagai titik awal
Semua proses SDM bergantung pada data karyawan yang benar. Di dalamnya ada identitas, jabatan, divisi, atasan langsung, tanggal mulai bekerja, status kontrak, rekening bank, NPWP, dan nomor kepesertaan BPJS. Jika data ini salah atau tidak diperbarui, kesalahannya akan terbawa ke slip gaji, laporan pajak, dan pembagian tugas.
Saat mencoba aplikasi, perhatikan seberapa mudah data karyawan diperbarui, siapa yang boleh mengubahnya, dan apakah riwayat perubahannya tercatat. Data karyawan juga termasuk data pribadi yang dilindungi UU Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022). Batasi akses ke data sensitif seperti gaji dan nomor identitas, dan pastikan penyedia menjelaskan cara mereka menyimpan dan mengamankan data.
Sebelum pindah ke aplikasi baru, rapikan dulu spreadsheet yang ada. Hapus baris ganda, samakan format tanggal dan nomor rekening, lalu pastikan setiap karyawan aktif punya satu baris saja. Pekerjaan ini membosankan, tetapi data yang bersih di awal akan menghemat banyak waktu saat menjalankan penggajian pertama di sistem baru.
Penggajian yang bisa ditelusuri
Bagian keuangan biasanya paling merasakan beban penggajian manual. Setiap bulan mereka harus memastikan gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan, PPh 21, dan iuran BPJS dihitung dengan benar untuk setiap orang. Satu rumus yang tergeser di spreadsheet bisa membuat puluhan slip gaji salah.
Aplikasi payroll yang baik membuat setiap angka bisa ditelusuri asalnya. Tanyakan kepada penyedia bagaimana komponen gaji diatur, bagaimana perhitungan pajak dan BPJS diperbarui ketika aturan berubah, dan apakah slip gaji bisa dikirim langsung ke karyawan. Cek juga apakah hasil penggajian bisa langsung tercatat sebagai pengeluaran di pembukuan, supaya bagian keuangan tidak perlu menyalin angka yang sama dua kali.
Cuti, izin, dan persetujuan
Pengajuan cuti lewat chat terlihat praktis, tetapi sulit direkap. Di akhir tahun, HR harus menghitung ulang sisa cuti setiap orang dari riwayat percakapan, dan karyawan sering tidak tahu berapa hari cuti yang masih tersisa.
Cari aplikasi yang membuat alur pengajuan dan persetujuan jelas. Karyawan mengajukan, atasan menyetujui atau menolak, dan sisa cuti langsung diperbarui. Untuk perusahaan jasa yang karyawannya bekerja di proyek klien, informasi cuti ini juga penting bagi manajer proyek, karena mereka perlu tahu siapa yang tidak tersedia minggu depan.
Kenapa satu data bersama itu penting
Di bagian inilah perbedaan antara satu aplikasi dan aplikasi lain paling terasa. Banyak perusahaan memakai aplikasi HR dari satu penyedia, software akuntansi dari penyedia lain, dan pengelolaan proyek di alat yang berbeda lagi. Masing-masing menyimpan daftar karyawannya sendiri.
Akibatnya mudah ditebak. Karyawan yang sudah resign masih tercantum di daftar gaji. Karyawan baru sudah bekerja dua minggu tetapi belum bisa ditugaskan di proyek karena datanya belum dimasukkan. Perubahan jabatan dicatat di HR, tetapi tunjangannya belum berubah di payroll. Setiap kali data harus dimasukkan ulang, ada peluang salah.
Jika semua aplikasi membaca dari satu data karyawan yang sama, perubahan cukup dilakukan sekali. Nama, jabatan, dan status karyawan yang diperbarui di HR langsung terbaca di penggajian dan di proyek. Pertimbangkan hal ini sejak awal, karena memindahkan data antarsistem di kemudian hari jauh lebih repot daripada memilih dengan benar di awal.
Checklist memilih aplikasi HR dan payroll
Gunakan daftar ini saat membandingkan beberapa penyedia, dan libatkan HR serta bagian keuangan sejak uji coba pertama.
- Data karyawan lengkap dengan riwayat perubahan dan pembatasan akses.
- Komponen gaji yang bisa diatur sesuai struktur gaji perusahaan Anda.
- Penjelasan yang jelas tentang perhitungan PPh 21 dan BPJS, serta siapa yang memperbaruinya ketika aturan berubah.
- Alur cuti dan izin dengan persetujuan atasan dan sisa cuti yang terlihat oleh karyawan.
- Hubungan langsung ke pembukuan dan pengelolaan proyek, atau setidaknya integrasi yang tidak membutuhkan input ulang.
- Ekspor data, supaya Anda tidak terkunci jika suatu hari ingin pindah.
- Masa uji coba yang cukup untuk menjalankan satu siklus gaji percobaan dengan data asli.
Satu siklus gaji percobaan biasanya sudah memperlihatkan banyak hal. Bandingkan hasilnya dengan perhitungan lama Anda, lalu catat bagian mana yang masih harus dikerjakan manual.
Mencoba Trellis
Trellis adalah rangkaian aplikasi bisnis yang berjalan di atas satu data perusahaan. Data karyawan di Hana (SDM) langsung terhubung ke penggajian di Mint (keuangan) dan penugasan di Branch (proyek), dengan satu login untuk semua aplikasi. Tersedia uji coba gratis 14 hari, dan penjelasan lengkapnya ada di halaman Trellis.
