Banyak tim sudah memakai ChatGPT, Claude, atau Gemini untuk pekerjaan sehari-hari. Admin menulis balasan email pelanggan, staf keuangan merangkum laporan, tim marketing menyusun draf caption. Hasilnya sering tidak konsisten. Satu orang mendapat jawaban yang rapi dan siap pakai, sementara rekannya di tim yang sama mendapat jawaban yang terlalu umum dan harus ditulis ulang.
Perbedaannya biasanya ada pada cara menulis perintah. Prompt engineering untuk tim bisnis pada dasarnya adalah kebiasaan memberi AI informasi yang cukup tentang siapa pembacanya, apa tujuannya, contoh hasil yang diharapkan, dan format yang dibutuhkan. Artikel ini membahas cara menulis prompt yang baik di kantor, cara memeriksa hasilnya, dan cara menyimpan prompt yang sudah terbukti agar bisa dipakai bersama.
Konteks dalam prompt engineering
AI tidak tahu apa pun tentang bisnis Anda kecuali yang Anda tuliskan. Prompt "buatkan email penawaran" akan menghasilkan email penawaran yang generik. Prompt yang sama menjadi jauh lebih berguna jika Anda menambahkan siapa pengirimnya, siapa penerimanya, apa yang ditawarkan, dan seperti apa hubungan yang sudah terjalin.
Ambil contoh distributor alat kesehatan di Semarang yang ingin menawarkan produk baru ke klinik langganan. Prompt yang lebih baik kira-kira berbunyi seperti ini: "Anda membantu tim sales distributor alat kesehatan. Tulis email singkat untuk dokter pemilik klinik yang sudah dua tahun menjadi pelanggan kami. Kami ingin memperkenalkan tensimeter digital tipe baru. Gunakan nada sopan dan tidak memaksa. Tawarkan kunjungan demo minggu depan."
Ada beberapa hal yang layak dipertimbangkan setiap kali menulis prompt:
- Peran: AI sedang membantu siapa, dan dalam kapasitas apa.
- Pembaca: siapa yang akan menerima hasilnya, dan seberapa paham mereka tentang topiknya.
- Tujuan: apa yang Anda ingin pembaca lakukan atau pahami setelah membaca.
- Batasan: hal yang tidak boleh disebut, panjang maksimal, dan istilah yang wajib dipakai.
- Bahan: data, catatan rapat, atau dokumen yang menjadi dasar jawaban.
Beri contoh hasil yang Anda inginkan
Cara tercepat agar AI menulis sesuai gaya perusahaan adalah memberinya contoh. Jika Anda punya tiga balasan pelanggan yang menurut Anda sudah pas, tempelkan ke dalam prompt dan minta AI mengikuti gaya yang sama. Teknik ini sering disebut few-shot prompting.
Contoh bekerja lebih baik daripada deskripsi panjang tentang gaya bahasa. Frasa "ramah tapi profesional" bisa ditafsirkan berbeda oleh tiap orang. Contoh nyata langsung menunjukkan seberapa formal sapaannya, sepanjang apa kalimatnya, dan bagaimana pesan ditutup.
Ada satu hal yang perlu diingat. AI cenderung meniru contoh dengan cukup dekat. Kalau semua contoh Anda membahas keterlambatan pengiriman, jawaban untuk keluhan lain bisa ikut terdengar seperti permintaan maaf soal pengiriman. Pilih contoh yang mewakili beberapa situasi berbeda.
Tentukan format sejak awal
Hasil AI lebih mudah dipakai jika formatnya jelas. Sebutkan apakah Anda butuh paragraf, daftar poin, tabel, atau teks yang siap ditempel ke WhatsApp. Sebutkan juga perkiraan panjangnya.
Untuk pekerjaan yang hasilnya akan diolah lagi, format menjadi lebih penting. Staf admin di perusahaan jasa kebersihan yang merangkum laporan harian dari para supervisor, misalnya, bisa meminta hasil dalam bentuk tabel dengan kolom lokasi, kendala, dan tindak lanjut. Tabel seperti itu bisa langsung dipindahkan ke spreadsheet tanpa diketik ulang.
Jika Anda meminta AI membaca dokumen, minta ia memisahkan apa yang tertulis di dokumen dari pendapatnya sendiri. Kalimat sederhana seperti "jika informasinya tidak ada di dokumen, tulis tidak ditemukan" sudah cukup untuk mengurangi risiko AI mengisi kekosongan dengan tebakan.
Periksa hasil sebelum dipakai
AI bisa menulis dengan sangat yakin tentang hal yang keliru. Angka, nama, tanggal, dan rujukan aturan adalah bagian yang paling perlu dicek. Biasakan tim membaca ulang hasil AI dengan pertanyaan berikut:
- Apakah semua angka dan nama cocok dengan sumber aslinya?
- Apakah ada klaim atau janji yang tidak pernah Anda berikan, misalnya diskon atau tanggal pengiriman?
- Apakah nadanya sesuai untuk penerima yang dituju?
- Apakah ada data pelanggan atau data internal yang ikut tertulis padahal tidak perlu?
- Apakah Anda bersedia menandatangani hasil ini atas nama perusahaan?
Pertanyaan terakhir biasanya paling berguna. AI membantu menyusun draf, tetapi tanggung jawab atas isinya tetap ada pada orang yang mengirim.
Soal data, tetapkan juga aturan sederhana tentang apa yang boleh ditempel ke AI. Data pribadi pelanggan seperti NIK atau nomor rekening sebaiknya tidak dimasukkan ke layanan AI umum. Aturan ini sejalan dengan prinsip UU PDP tentang pengelolaan data pribadi, dan mudah dipahami oleh staf baru sekalipun.
Template prompt bersama untuk tim
Prompt yang sudah terbukti bagus sayang jika hanya tersimpan di riwayat chat satu orang. Kumpulkan prompt tersebut menjadi template yang bisa dipakai seluruh tim. Bentuknya bisa sederhana, misalnya dokumen bersama yang dikelompokkan per jenis pekerjaan seperti balasan keluhan, ringkasan rapat, draf penawaran, dan laporan mingguan.
Template yang baik punya bagian tetap dan bagian yang diisi. Bagian tetap memuat peran, gaya bahasa, format, dan batasan. Bagian yang diisi memuat bahan spesifik, seperti isi keluhan atau catatan rapat. Dengan cara ini, staf baru bisa menghasilkan draf yang kualitasnya mendekati staf senior sejak minggu pertama.
Tunjuk satu orang di setiap tim untuk merawat template. Ketika ada produk baru, kebijakan berubah, atau hasil AI mulai melenceng, orang inilah yang memperbarui template dan memberi tahu tim. Catat juga versi dan tanggal setiap perubahan agar mudah dilacak mengapa hasilnya berubah.
Langkah berikutnya
Prompt yang baik sudah cukup untuk banyak pekerjaan harian. Ketika tim mulai mengulang tugas yang sama ratusan kali, atau AI perlu membaca data dari sistem perusahaan, biasanya lebih tepat jika AI dipasang langsung di aplikasi dengan aturan dan pengujian yang jelas. Averoa membantu perusahaan menempuh langkah itu melalui layanan integrasi AI.
