Undangan cetak masih dipakai, tetapi untuk banyak pernikahan dan acara perusahaan, undangan sekarang dikirim lewat WhatsApp. Masalahnya, mengirim tautan saja belum cukup. Panitia tetap harus tahu siapa yang sudah menerima undangan, siapa yang akan datang, di mana mereka duduk, dan siapa yang sudah tiba di lokasi. Di sinilah aplikasi undangan digital yang juga mengurus manajemen tamu mulai terasa manfaatnya.
Pilihan aplikasinya banyak, dan tampilannya sering mirip. Artikel ini membahas fitur yang sebaiknya Anda bandingkan, apa saja yang perlu dicoba sebelum memilih, dan perbedaan kebutuhan antara pernikahan, acara kantor, dan acara bertiket.
Fitur aplikasi undangan digital yang perlu dibandingkan
Gunakan daftar ini saat mencoba beberapa aplikasi. Tidak semua fitur Anda perlukan, jadi tandai mana yang wajib dan mana yang sekadar tambahan.
- Halaman acara. Berisi nama acara, tanggal, jam, lokasi dengan peta, dan rundown singkat. Cek apakah halaman bisa memakai domain sendiri atau hanya subdomain penyedia.
- Pengiriman WhatsApp. Undangan sebaiknya bisa dikirim satu per satu maupun massal, dengan nama tamu tercantum di pesan.
- RSVP. Tamu bisa mengonfirmasi kehadiran dan jumlah orang yang ikut, lalu hasilnya langsung masuk ke daftar tamu.
- Kategori tamu dan kursi. Keluarga, VIP, rekan kerja, atau tamu orang tua bisa dipisahkan, dan setiap tamu bisa diberi nomor kursi.
- Kode QR per tamu. Setiap undangan punya kode unik yang dipindai saat tamu datang.
- Check-in dengan peran staf. Resepsionis dan petugas lain sebaiknya punya akses terbatas, cukup untuk memindai dan mencari nama tamu.
- Layar acara. Layar sambutan, rundown, atau logo sponsor yang tampil di lokasi selama acara berlangsung.
- Doorprize, suvenir, dan tiket. Berguna untuk acara kantor dan acara publik yang menjual tiket.
Sebelum memilih, coba aplikasinya dengan data nyata dalam skala kecil. Impor dua puluh atau tiga puluh nama dari daftar tamu Anda, kirim undangan percobaan ke nomor panitia sendiri, isi RSVP dari ponsel yang berbeda, lalu pindai kode QR-nya. Perhatikan seberapa mudah daftar tamu diperbarui ketika ada perubahan mendadak, misalnya tamu yang menambah jumlah orang atau pindah kategori. Hal-hal kecil seperti ini jarang terlihat di halaman promosi.
Pengiriman lewat WhatsApp
Bagian ini yang paling sering membuat panitia repot. Sebelum mengirim, rapikan dulu daftar tamu: satu nama, satu nomor, dengan format nomor yang konsisten. Nomor ganda atau salah ketik akan membuat sebagian tamu tidak menerima undangan, dan Anda baru tahu ketika mereka bertanya.
Pesan yang menyebut nama tamu terasa lebih sopan daripada pesan umum yang diteruskan ke banyak orang. Kirim hanya kepada orang yang memang diundang, dan jangan menumpuk ratusan pesan dalam waktu sangat singkat. Untuk acara kantor, sampaikan dulu kepada karyawan lewat jalur internal bahwa undangan akan datang via WhatsApp, supaya pesannya tidak dianggap spam.
Ingat juga bahwa nama dan nomor telepon tamu termasuk data pribadi. Batasi siapa saja yang boleh melihat daftar lengkapnya, dan pilih aplikasi yang tidak memaksa Anda membagikan file daftar tamu ke banyak grup.
RSVP, kursi, dan kode QR
RSVP yang tercatat rapi membantu banyak keputusan. Jumlah porsi katering, jumlah suvenir, dan susunan kursi semuanya bergantung pada angka ini. Kalau konfirmasi masih dikumpulkan lewat chat lalu disalin ke spreadsheet, angka akhirnya hampir selalu meleset.
Untuk resepsi dengan meja keluarga dan meja VIP, nomor kursi yang tercantum di undangan memudahkan tamu dan penerima tamu. Kode QR per tamu menghubungkan semuanya. Saat dipindai, petugas langsung melihat nama, kategori, dan nomor kursi tamu tersebut.
Hari H, check-in dan layar acara
Di hari acara, antrean di meja penerima tamu adalah hal pertama yang dilihat tamu. Check-in dengan QR membuat antrean bergerak lebih cepat karena petugas tidak perlu mencari nama di kertas. Panitia juga bisa melihat jumlah tamu yang sudah hadir secara langsung, yang membantu ketika harus memutuskan kapan acara dimulai atau kapan katering mulai disajikan.
Siapkan rencana cadangan. Sediakan daftar tamu yang bisa dicari secara manual, pastikan koneksi internet di lokasi sudah dicek sebelumnya, dan latih petugas beberapa hari sebelum acara. Layar acara bisa menampilkan ucapan selamat datang, rundown, atau logo sponsor, sehingga tamu tahu acara sedang berada di sesi mana.
Kebutuhan tiap jenis acara berbeda
Pernikahan biasanya menekankan undangan yang personal, RSVP, kategori tamu, dan pengaturan kursi. Pasangan dan wedding organizer ingin semua tamu orang tua tercatat tanpa ada yang terlewat.
Acara perusahaan, seperti gathering karyawan, seminar, atau peluncuran produk, lebih banyak membutuhkan check-in yang cepat, pembagian tugas antarpanitia, layar untuk sponsor, dan undian doorprize yang tercatat. Acara bertiket menambah kebutuhan lain, yaitu penjualan tiket dan pengiriman tiket kepada pembeli. Tentukan dulu jenis acara Anda, lalu bandingkan aplikasi berdasarkan kebutuhan itu.
Mencoba Eventiq
Eventiq mencakup halaman acara, undangan WhatsApp satuan maupun massal, RSVP dengan kategori tamu, nomor kursi, dan kode QR, check-in dengan peran resepsionis dan staf, layar acara, serta doorprize, suvenir, dan tiket. Anda bisa mulai gratis untuk acara kecil, dengan paket yang disesuaikan jumlah tamu. Detailnya ada di halaman Eventiq.
